Polityka prywatności i plików cookies

serwisu www.mikolaj.elblag.pl — obowiązuje od 25.09.2026

1. Kto odpowiada za Twoje dane

1. Serwis www.mikolaj.elblag.pl (dalej: Serwis) prezentuje dwie oferty działające pod marką „Święty Mikołaj Elbląg”. Administrator Twoich danych zależy od tego, z której oferty korzystasz.
2. Wizyty Świętego Mikołaja (wizyty wigilijne w domu, wizyty w szkołach, przedszkolach i firmach), formularz kontaktowy Serwisu oraz działanie samego Serwisu — administratorem danych jest:

3. Magiczna Brama Elfów (rezerwacje grupowe dla przedszkoli i szkół) oraz inne wydarzenia rezerwowane w systemie „Magiczna Brama” — administratorem danych jest:

4. Impresariat WA-PRESS obsługuje technicznie Serwis i system rezerwacji Magicznej Bramy Elfów oraz współrealizuje wydarzenie — w tym zakresie przetwarza dane w imieniu Stowarzyszenia na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
5. Administratorzy nie wyznaczyli inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych możesz pisać na adresy podane wyżej.

2. Skąd mamy dane i czy musisz je podać

1. Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie — przez formularze rezerwacji i kontaktowe, e-mail lub telefon. W przypadku rezerwacji grupowych dane osoby kontaktowej może nam przekazać placówka (przedszkole, szkoła, rada rodziców).
2. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie przyjmiemy rezerwacji ani nie odpowiemy na zapytanie.
3. Nie zbieramy danych dzieci uczestniczących w Magicznej Bramie Elfów (imion, list uczestników, informacji o zdrowiu). Przy wizytach wigilijnych możesz dobrowolnie podać imiona dzieci i krótkie informacje, które Mikołaj wykorzysta podczas wizyty. Prosimy, nie przekazuj nam informacji o zdrowiu dzieci.

3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych

Podstawy prawne wskazujemy zgodnie z art. 6 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

3.1. Rezerwacja wizyty wigilijnej (administrator: WA-PRESS)

• Dane: imię i nazwisko, telefon, e-mail, adres wizyty wraz z informacjami o dojeździe, wybrany wariant i termin, informacje dla Mikołaja (np. imiona dzieci), dane o płatności (status, kwota, identyfikator transakcji), dane do faktury, jeśli jej żądasz.
• Cel i podstawa: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w tym automatyczne przypisanie wizyty do Mikołaja obsługującego okolicę Twojego adresu i zaplanowanie trasy; wysyłka potwierdzeń i powiadomień.
• Okres: dane rezerwacji przechowujemy w systemie do 24 grudnia roku następującego po wizycie, a następnie usuwamy lub anonimizujemy; dane potrzebne do rozliczeń i ewentualnych roszczeń — zgodnie z pkt 3.6 i 3.7.

3.2. Rezerwacja grupowa Magicznej Bramy Elfów (administrator: Stowarzyszenie)

• Dane: nazwa i adres placówki, imię i nazwisko, telefon i e-mail osoby kontaktowej, termin, liczba dzieci i opiekunów, grupa wiekowa, dane do faktury (NIP), historia zmian rezerwacji.
• Cel i podstawa: zawarcie i wykonanie umowy z placówką lub osobą zamawiającą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); kontakt z osobą reprezentującą placówkę — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze rezerwacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: do 3 lat od zakończenia wydarzenia (archiwum wydarzeń, obsługa kolejnych edycji), a następnie usuwamy dane osobowe, zachowując wyłącznie dane statystyczne; dane rozliczeniowe — zgodnie z pkt 3.6.

3.3. Zapytania i kontakt (formularz kontaktowy, e-mail, telefon)

• Cel i podstawa: udzielenie odpowiedzi i przygotowanie oferty, np. wizyty w szkole, przedszkolu lub firmie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy; w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dojdzie do zawarcia umowy.

3.4. Płatności online

• Płatności online obsługuje PayPro SA Agent Rozliczeniowy. Przekazujemy mu dane niezbędne do przeprowadzenia płatności (imię i nazwisko, e-mail, kwota, numer rezerwacji). Operator jest odrębnym administratorem danych wprowadzanych w jego serwisie — zasady opisuje jego polityka prywatności.
• Nie mamy dostępu do danych Twojej karty ani danych logowania do banku.

3.5. Zdjęcia i nagrania z wydarzeń

• Możemy fotografować i filmować wydarzenia w celach dokumentacyjnych i promocyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zdjęć, na których dzieci są rozpoznawalne, nie publikujemy bez zgody rodziców lub opiekunów prawnych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Zgodę można w każdej chwili cofnąć.

3.6. Obowiązki księgowe i podatkowe

• Dane z rachunków, paragonów i faktur przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi — co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

3.7. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

• Dane mogą być przechowywane do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.8. Bezpieczeństwo i działanie Serwisu

• Serwer rejestruje w logach m.in. adres IP, datę i godzinę żądania, typ przeglądarki. Dane te służą zapewnieniu bezpieczeństwa i diagnozowaniu awarii (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i są przechowywane przez 30 dni.

3.9. Przypomnienie o wizytach w kolejnym roku (administrator: WA-PRESS)

• Dane: imię, adres e-mail, numer telefonu.
  Cel i podstawa: jednorazowe przypomnienie e-mailem/telefonicznie o możliwości rezerwacji wizyty Świętego Mikołaja w kolejnym sezonie — na podstawie Twojej zgody wyrażonej w formularzu rezerwacji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda jest dobrowolna i nie ma wpływu na rezerwację.
• Okres: do wysłania przypomnienia, nie dłużej niż do 31 grudnia roku następującego po wizycie, albo do wycofania zgody — wcześniej.
• Wycofanie zgody: e-mailem na biuro@wa-press.pl albo przez link rezygnacji w wiadomości z przypomnieniem.

3.10. Statystyki i reklamy — tylko za Twoją zgodą (administrator: WA-PRESS)

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) — statystyki odwiedzin: które strony są oglądane, skąd przychodzą użytkownicy, ile osób rozpoczyna i kończy rezerwację. Dane są pseudonimowe (identyfikator plików cookies, przybliżona lokalizacja, typ urządzenia i przeglądarki).
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) — pomiar skuteczności naszych reklam na Facebooku i Instagramie oraz docieranie z reklamą do osób, które odwiedziły Serwis (remarketing). W zakresie zbierania i przekazania danych do Meta jesteśmy współadministratorem z Meta Platforms Ireland Limited; dalsze przetwarzanie przez Meta opisuje polityka prywatności Meta.
• Podstawa: Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy prawa komunikacji elektronicznej dotyczące dostępu do informacji w urządzeniu końcowym). Bez zgody narzędzia te nie są uruchamiane.
• Okres: dane w Google Analytics przechowujemy 14 miesięcy; pliki cookies Meta Pixel wygasają po 90 dniach. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przez link „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu.

4. Komu przekazujemy dane

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych wyżej:

• dostawcy hostingu i serwera, na którym działa Serwis i system rezerwacji — dhosting.pl Sp. z o.o.; dane rezerwacji przechowywane są na tym serwerze, a nie w zewnętrznych systemach rezerwacyjnych;
• dostawcy usług poczty e-mail — dhosting.pl Sp. z o.o.;
• operatorowi płatności — PayPro SA Agent Rozliczeniowy;
• Google (Google Ireland Limited / Google LLC) — w zakresie usług Google Maps: wyszukanie i weryfikacja adresu wizyty oraz wyznaczenie trasy przejazdu Mikołaja;
• osobom współpracującym przy realizacji wizyt i wydarzeń (aktorzy odgrywający Mikołaja, elfy, obsługa) — wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania wizyty, na podstawie upoważnienia i zobowiązania do zachowania poufności;
• Google Ireland Limited (Google Analytics) oraz Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel) — wyłącznie jeśli wyrazisz zgodę na cookies analityczne lub marketingowe (pkt 3.10);
• biuru rachunkowemu — Biuro Rachunkowe Sławomir Nieradka;
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom podatkowym) — gdy tego zażądają.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z Google Maps może wiązać się z przekazaniem danych (np. adresu IP, wyszukiwanego adresu) do Google LLC w USA. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie adekwatności ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework, w którym Google LLC uczestniczy, a uzupełniająco — standardowe klauzule umowne. Jeśli wyrazisz zgodę na cookies analityczne lub marketingowe, dane mogą być przekazywane także do Google LLC i Meta Platforms, Inc. w USA — na tej samej podstawie (EU-US Data Privacy Framework, w którym obie spółki uczestniczą, oraz standardowe klauzule umowne). Poza tym nie przekazujemy danych poza EOG.

6. Czy podejmujemy decyzje automatycznie

System rezerwacji automatycznie przypisuje wizytę wigilijną do Mikołaja obsługującego okolicę podanego adresu i pokazuje wolne terminy. Służy to wyłącznie organizacji przejazdów i nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Ciebie nie wpływa. Nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne. Jeśli zgodzisz się na cookies marketingowe, Meta może na podstawie Twojej wizyty w Serwisie pokazywać Ci nasze reklamy (remarketing) — możesz to w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach cookies.

7. Twoje prawa

1. Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (gdy przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody),
• sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

2. Aby skorzystać z praw, napisz do właściwego administratora (pkt 1). Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
3. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

8. Pliki cookies

1. Serwis używa plików cookies (małych plików tekstowych zapisywanych w przeglądarce) oraz podobnych technologii, np. pamięci lokalnej przeglądarki.
2. Cookies niezbędne działają zawsze. Cookies analityczne (Google Analytics) i marketingowe (Meta Pixel) uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze wyświetlanym przy pierwszej wizycie.
3. Stosujemy:

4. Swoją zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając Ustawienia cookies (link znajduje się także w stopce Serwisu). Cookies możesz też zablokować lub usunąć w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych cookies może uniemożliwić dokonanie rezerwacji.

9. Bezpieczeństwo

1. Połączenie z Serwisem jest szyfrowane (SSL/TLS). Dostęp do danych rezerwacji mają wyłącznie upoważnione osoby, a Mikołaj widzi tylko przypisane do niego wizyty.
2. Po rezerwacji otrzymasz e-mailem indywidualny link do zarządzania rezerwacją. Link działa jak hasło — nie przekazuj go osobom trzecim.

10. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, np. w związku ze zmianą przepisów lub funkcji Serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie Serwisu wraz z datą obowiązywania.