Regulamin rezerwacji grupowych „Magiczna Brama”

Magiczna Brama Elfów i inne wydarzenia rezerwowane przez serwis www.mikolaj.elblag.pl — obowiązuje od 24.09.2026

§ 1. Definicje

1. Organizator — Stowarzyszenie Elbląska Scena Kultury, ul. Robotnicza 26/3, 82-300 Elbląg, KRS 0001162462, NIP 5783176863, e-mail: stowarzyszenie@elblaskascenakultury.pl, tel. 604-774-881. Wydarzenia są realizowane we współpracy z Impresariatem Artystycznym WA-PRESS.
2. Wydarzenie — atrakcja dla grup zorganizowanych w określonym miejscu i terminie, opisana w Karcie Wydarzenia (np. „Magiczna Brama Elfów”, 7–11 grudnia 2026 r.).
3. Karta Wydarzenia — załącznik do Regulaminu określający termin, miejsce, cenę, harmonogram i szczególne zasady danego Wydarzenia.
4. Zamawiający — przedszkole, szkoła, rada rodziców lub inna grupa zorganizowana, w imieniu której dokonywana jest Rezerwacja.
5. Osoba Kontaktowa — osoba dokonująca Rezerwacji w imieniu Zamawiającego.
6. Uczestnik — dziecko biorące udział w Wydarzeniu.
7. Opiekun — nauczyciel lub inna osoba dorosła sprawująca opiekę nad Uczestnikami.
8. Tura — przedział czasowy wejścia grupy do Wydarzenia.
9. Rezerwacja — zamówienie udziału grupy w Wydarzeniu w określonym dniu i Turze.
10. Panel Rezerwacji — strona dostępna przez indywidualny link przesłany e-mailem, umożliwiająca podgląd i zmianę Rezerwacji.
11. Termin Zamknięcia — upływ 7. dnia przed dniem wizyty grupy (np. dla wizyty 10 grudnia — koniec dnia 3 grudnia).

§ 2. Postanowienia ogólne i usługi elektroniczne

1. Regulamin określa zasady rezerwacji i udziału grup zorganizowanych w Wydarzeniach oraz zasady świadczenia usług drogą elektroniczną (formularz rezerwacji, Panel Rezerwacji, formularz kontaktowy) w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Usługi elektroniczne świadczone są nieodpłatnie.
2. Regulamin jest dostępny nieodpłatnie w Serwisie w formie umożliwiającej jego pobranie i wydrukowanie oraz jest przesyłany w potwierdzeniu Rezerwacji.
3. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.
4. Osoba Kontaktowa oświadcza, że jest upoważniona do dokonania Rezerwacji w imieniu Zamawiającego.

§ 3. Rezerwacja

1. Rezerwacji dokonuje się przez formularz w Serwisie, podając: nazwę i adres placówki, dane Osoby Kontaktowej (imię i nazwisko, telefon, e-mail), wybrany dzień i Turę, liczbę Uczestników, liczbę Opiekunów, grupę wiekową oraz — jeśli Zamawiający chce otrzymać fakturę — dane do faktury z numerem NIP.
2. Umowa zostaje zawarta z chwilą przesłania przez Organizatora e-maila z potwierdzeniem Rezerwacji i linkiem do Panelu Rezerwacji.
3. Grupy powyżej limitu jednej Tury wskazanego w Karcie Wydarzenia są dzielone na dwie Tury rozpoczynające się w odstępie określonym w Karcie. Obie Tury stanowią jedną Rezerwację. Rezerwacje większych grup ustalane są indywidualnie.
4. Liczba Opiekunów nie może przekraczać limitu określonego w Karcie Wydarzenia. Większa liczba Opiekunów jest możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora.
5. Organizator może odmówić przyjęcia Rezerwacji lub skontaktować się z Osobą Kontaktową w razie wątpliwości co do podanych danych lub dostępności Tury.

§ 4. Zmiany, odwołanie i Termin Zamknięcia

1. Do Terminu Zamknięcia Zamawiający może przez Panel Rezerwacji lub kontakt z Organizatorem zmienić liczbę Uczestników i Opiekunów, zmienić termin (w miarę dostępności) lub bezpłatnie odwołać Rezerwację.
2. Po Terminie Zamknięcia Rezerwacja zostaje zablokowana. Liczba Uczestników zgłoszona w chwili Terminu Zamknięcia jest ostateczna i stanowi podstawę rozliczenia, niezależnie od liczby Uczestników, którzy faktycznie przybędą.
3. Po Terminie Zamknięcia zwiększenie liczby Uczestników jest możliwe wyłącznie za zgodą Organizatora i w miarę wolnych miejsc. Organizator nie gwarantuje przyjęcia dodatkowych osób, w szczególności gdy wymagałoby to dodatkowej Tury.
4. Odwołanie Rezerwacji lub nieprzybycie grupy po Terminie Zamknięcia nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku zapłaty za liczbę Uczestników określoną w ust. 2.
5. Organizator nie wysyła przypomnień o zbliżającym się Terminie Zamknięcia. Termin wskazany jest w potwierdzeniu Rezerwacji i w Panelu Rezerwacji.

§ 5. Cena i płatność

1. Cena udziału, zasady opłaty minimalnej i zakres świadczeń określa Karta Wydarzenia. Opiekunowie w limicie z Karty biorą udział bezpłatnie.
2. Ceny są cenami końcowymi.
3. Płatność następuje gotówką lub przelewem w dniu wizyty na miejscu / przelewem w terminie 7 dni od wystawienia faktury.
4. Na żądanie Zamawiającego, zgłoszone w Rezerwacji wraz z numerem NIP, Organizator wystawia fakturę. W pozostałych przypadkach (np. rada rodziców bez NIP) Organizator wydaje paragon lub dowód wpłaty (KP).

§ 6. Przebieg wizyty i opieka nad dziećmi

1. Grupa powinna przybyć na miejsce co najmniej 10 minut przed rozpoczęciem Tury.
2. W razie spóźnienia czas wizyty ulega skróceniu, ponieważ kolejne Tury rozpoczynają się zgodnie z harmonogramem. Spóźnienie nie uprawnia do obniżenia ceny. Przy spóźnieniu powyżej 15 minut od planowanej godziny wejścia Organizator może odmówić wejścia grupy, a opłata pozostaje należna.
3. Opiekę nad Uczestnikami przez cały czas pobytu sprawują Opiekunowie Zamawiającego. Organizator i jego obsługa (elfy, animatorzy) prowadzą atrakcję, ale nie przejmują opieki nad dziećmi.
4. Co najmniej jeden Opiekun (nauczyciel) wchodzi z grupą do Bramy i towarzyszy jej przez cały czas. Pozostali Opiekunowie sprawują opiekę nad dziećmi w strefie oczekiwania wyznaczonej w ofercie.
5. Uczestnicy i Opiekunowie stosują się do poleceń obsługi, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa na schodach i w wąskich przejściach.
6. Wydarzenie odbywa się w zabytkowym budynku ze schodami; dostęp dla osób o ograniczonej mobilności może być utrudniony. Prosimy o kontakt przed Rezerwacją, abyśmy mogli wspólnie zaplanować wizytę.
7. W trakcie atrakcji stosowane są efekty świetlne, dźwiękowe i efekty specjalne. Opiekunowie mogą w każdej chwili wyprowadzić dziecko, które czuje się niekomfortowo.
8. Organizator stosuje Standardy Ochrony Małoletnich przyjęte na podstawie ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Osoby pracujące z dziećmi przy Wydarzeniu zostały sprawdzone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym i Krajowym Rejestrze Karnym. Wersja skrócona Standardów jest dostępna w Serwisie: mikolaj.elblag.pl , a wersja pełna — na żądanie placówki.
9. Zamawiający odpowiada na zasadach ogólnych za szkody wyrządzone przez Uczestników i Opiekunów w mieniu Organizatora lub obiektu.

§ 7. Poczęstunek i alergie

1. W ramach Wydarzenia może być przewidziany poczęstunek lub inne produkty spożywcze (np. gorąca czekolada, pierniki, słodycze). Szczegóły określa Karta Wydarzenia.
2. Jeżeli Wydarzenie obejmuje poczęstunek, Organizator udostępnia informację o jego składzie i alergenach. Można ją otrzymać na zapytanie przed wizytą (e-mailem lub telefonicznie), a w dniu Wydarzenia jest dostępna do wglądu na miejscu.
3. Jeżeli poczęstunek jest przewidziany, stanowi stały element Wydarzenia i rezygnacja z niego nie obniża ceny.
4. Organizator nie zbiera informacji o alergiach i dietach Uczestników. Opiekunowie decydują, czy dziecko może spożyć poczęstunek, i odpowiadają za przekazanie tych informacji w grupie.

§ 8. Wizerunek

1. Organizator może wykonywać zdjęcia i nagrania z Wydarzenia w celach dokumentacyjnych i promocyjnych. Zdjęć i nagrań, na których Uczestnicy są rozpoznawalni, Organizator nie publikuje bez zgody ich rodziców lub opiekunów prawnych.
2. Opiekunowie mogą wykonywać zdjęcia grupy na potrzeby Zamawiającego, na zasadach przyjętych w placówce.
3. Obiekt, w którym odbywa się Wydarzenie, jest objęty monitoringiem wizyjnym prowadzonym przez zarządcę obiektu, Gminę Miasto Elbląg (Urząd Miejski w Elblągu). Organizator nie jest administratorem nagrań z monitoringu i nie ma wpływu na jego działanie. Informacje o zasadach monitoringu, w tym o administratorze danych i okresie przechowywania nagrań, udostępnia zarządca obiektu, w szczególności na tablicach informacyjnych przy wejściu.

§ 9. Zmiany i odwołanie Wydarzenia przez Organizatora

1. Organizator może odwołać lub przesunąć Turę z powodu siły wyższej, awarii, decyzji organów władzy lub innych przyczyn uniemożliwiających bezpieczne przeprowadzenie Wydarzenia. Organizator niezwłocznie informuje o tym Osobę Kontaktową i proponuje inny termin.
2. Jeżeli Zamawiający nie przyjmie nowego terminu, Organizator zwraca wszystkie wpłacone kwoty. Wobec Zamawiających niebędących konsumentami odpowiedzialność Organizatora ograniczona jest do wysokości wpłaconych kwot, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje można składać e-mailem na adres stowarzyszenie@elblaskascenakultury.pl lub pisemnie na adres Organizatora, podając dane Zamawiającego, datę wizyty i opis zastrzeżeń.
2. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

§ 11. Zamawiający będący konsumentem

1. Jeżeli Rezerwacji dokonuje osoba fizyczna we własnym imieniu (konsument), stosuje się przepisy ustawy o prawach konsumenta, a postanowienia Regulaminu nie ograniczają przysługujących jej praw.
2. Zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta konsumentowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, gdy dotyczy ona usług związanych z wydarzeniami rozrywkowymi lub kulturalnymi i w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia. Konsument może bezpłatnie odwołać Rezerwację na zasadach § 4.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji, m.in. z pomocy rzecznika konsumentów lub Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Olsztynie.

§ 12. Dane osobowe

Organizator nie zbiera danych osobowych Uczestników. Dane Osoby Kontaktowej przetwarzane są zgodnie z Polityką prywatności dostępną w Serwisie. Administratorem danych jest Organizator.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Organizator może zmienić Regulamin lub dodać nowe Karty Wydarzeń. Do Rezerwacji dokonanych przed zmianą stosuje się Regulamin i Kartę Wydarzenia w brzmieniu z dnia Rezerwacji.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
3. Spory z Zamawiającymi niebędącymi konsumentami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
4. Regulamin obowiązuje od 24.09.2026 r.

Załącznik nr 1 — Karta Wydarzenia:

Przykładowy harmonogram dla grupy podzielonej na dwie Tury